Arhivska knjiga

Forma Arhivska knjiga namenjena je vođenju evidencije o arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu firme. Omogućava ručni unos podataka, korišćenje unapred definisane Liste kategorija, automatsko formiranje predloga na osnovu dokumenata evidentiranih u programu, zaključavanje završenih stavki, storniranje pogrešnih unosa i štampu obrasca AK.

Arhivska knjiga vodi se posebno za svaku firmu, dok se redni brojevi nastavljaju kroz poslovne godine i ne počinju ponovo od broja 1 sa početkom nove godine.

Važno

Program pruža tehničku podršku za vođenje arhivske knjige, ali ne može sam da odredi koje kategorije dokumentacije firma poseduje, njihove rokove čuvanja niti broj saglasnosti nadležnog arhiva. Te podatke korisnik unosi na osnovu važeće Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala svoje firme.

Otvaranje forme

Forma se otvara izborom:

Servis → Arhivska knjiga

Na formi su prikazane evidentirane stavke, poređane prema rednom broju.

Za svaku stavku vode se sledeći podaci:

• Redni broj
• Datum upisa
• Godina nastanka dokumentarnog materijala
• Kategorija
• Klasifikaciona oznaka
• Sadržaj dokumentarnog materijala
• Rok čuvanja
• Broj saglasnosti na Listu kategorija
• Količina dokumentarnog materijala
• Prostorija, polica, uređaj i lokacija čuvanja
• Broj i datum zapisnika
• Primedba

Program interno čuva i podatke o operateru i vremenu unosa, izmene, zaključavanja, otključavanja i storniranja stavke.

Lista kategorija i mapiranja

Pre prvog unosa arhivske knjige potrebno je pripremiti Listu kategorija.

Otvara se izborom:

Servis → Lista kategorija i mapiranja

Forma sadrži dve kartice:

Lista kategorija

Ovde se unose kategorije dokumentarnog materijala koje su definisane Listom kategorija firme.

Za svaku kategoriju unose se:

• klasifikaciona oznaka;
• naziv kategorije;
• opis ili sadržaj;
• rok čuvanja;
• broj saglasnosti;
• oznaka da li je kategorija aktivna.

Neaktivne kategorije ostaju sačuvane zbog ranijih evidencija, ali se ne mogu koristiti za unos novih stavki.

Promena podataka u Listi kategorija ne menja automatski ranije evidentirane stavke. Prilikom unosa arhivske knjige podaci kategorije kopiraju se u samu stavku, tako da se čuva sadržaj koji je važio u trenutku evidentiranja.

Mapiranje dokumenata

Mapiranje služi za automatsko formiranje predloga arhivske knjige na osnovu dokumenata evidentiranih u RMP-u.

Za svako mapiranje određuju se:

• šifra vrste dokumenta u RMP-u;
• odgovarajuća kategorija iz Liste kategorija;
• pravilo za određivanje količine;
• podrazumevana lokacija čuvanja;
• oznaka da li je mapiranje aktivno.

Šifra računovodstvenog dokumenta ne koristi se kao klasifikaciona oznaka arhivske knjige. Ona samo povezuje dokument iz RMP-a sa odgovarajućom kategorijom koju je korisnik prethodno definisao.

Trenutno je podržano pravilo količine BROJ_NALOGA, kojim se kao količina predlaže broj odgovarajućih naloga evidentiranih u programu.

Ručni unos stavke

Za dodavanje nove stavke izaberite dugme Novi ili odgovarajuću komandu iz menija.

Program automatski postavlja:

• današnji datum upisa;
• aktivnu poslovnu godinu;
• privremeni sledeći redni broj.

Zatim izaberite kategoriju iz Liste kategorija. Nakon izbora kategorije program popunjava:

• klasifikacionu oznaku;
• sadržaj;
• rok čuvanja;
• broj saglasnosti.

Po potrebi se ponuđeni podaci mogu dopuniti podacima koji se odnose na konkretnu stavku.

Obavezno unesite:

• količinu dokumentarnog materijala;
• mesto i način čuvanja;
• ostale podatke koji su poznati za tu stavku.

Kliknite na Snimi da biste sačuvali unos.

Konačan redni broj dodeljuje se prilikom snimanja. Numeracija je zajednička za celu arhivsku knjigu i nastavlja se kroz godine.

Automatsko punjenje

Komanda Automatsko punjenje pravi predloge stavki na osnovu dokumenata evidentiranih u RMP-u i prethodno definisanih mapiranja.

Automatsko punjenje:

• koristi samo aktivna mapiranja;
• povezuje vrstu RMP dokumenta sa izabranom kategorijom;
• preuzima podatke kategorije iz Liste kategorija;
• predlaže količinu prema definisanom pravilu;
• koristi podrazumevanu lokaciju iz mapiranja;
• ne briše postojeće stavke;
• ne zaključava automatski kreirane stavke.

Ako za određenu vrstu dokumenta ne postoji mapiranje, program je ne pretvara samostalno u stavku arhivske knjige.

Automatski kreirane stavke predstavljaju predlog. Korisnik treba da ih pregleda, dopuni i proveri pre zaključavanja.

Izmena i zaključavanje

Nezaključana stavka može se izmeniti i ponovo snimiti.

Kada je stavka proverena i završena, može se zaključati izborom komande Zaključaj.

Zaključana stavka:

• ne može se menjati;
• ne može se stornirati dok se prethodno ne otključa;
• ostaje sačuvana kao završena evidencija.

Za otključavanje se zahteva potvrda operatera. Program evidentira ko je i kada izvršio zaključavanje ili otključavanje.

Pre zaključavanja program proverava da li su obavezni podaci popunjeni.

Uklanjanje i storniranje

Ponašanje komande Ukloni / storniraj zavisi od toga da li je stavka već snimljena.

Nova, nesnimljena stavka

Nova stavka može se ukloniti iz grida bez upisa u bazu.

Već snimljena stavka

Snimljena stavka se ne briše fizički, već se stornira.

Prilikom storniranja obavezno se unosi razlog. Program čuva:

• originalni redni broj;
• razlog storniranja;
• datum i vreme;
• operatera koji je izvršio storniranje.

Storniranje ne menja redne brojeve drugih stavki.

Stornirana stavka ostaje vidljiva u evidenciji i prikazuje se sivom bojom.

Značenje boja

Radi lakšeg pregleda, stavke se prikazuju različitim bojama:

• roze – ručno uneta, nezaključana stavka;
• plavo – automatski formiran predlog;
• zeleno – zaključana stavka;
• sivo – stornirana stavka.

Boja je samo pomoć pri radu. Status stavke čuva se i u bazi podataka.

Štampa arhivske knjige

Izborom komande Štampa otvara se izbor perioda.

Može se odštampati:

• jedna godina;
• više uzastopnih godina;
• prepis arhivske knjige za prethodnu godinu.

Izveštaj se formira na obrascu Arhivska knjiga – obrazac AK i sadrži podatke firme, izabrani period i sve evidentirane stavke u tom periodu.

Pre štampe program proverava da li postoje nesnimljene promene:

• izborom Da promene se prvo snimaju;
• izborom Ne štampa se prekida;
• ako snimanje ili ponovno učitavanje podataka ne uspe, štampa se ne otvara.

Na taj način izveštaj sadrži samo podatke koji su stvarno sačuvani u bazi.

Stornirane stavke ostaju u izveštaju zbog kontinuiteta rednih brojeva. U rubrici Primedba prikazuju se oznaka STORNIRANO, razlog, vreme storniranja i operater.

Pretraga

Polje za pretragu omogućava pronalaženje stavki prema tekstu iz prikazanih rubrika.

Može se pretraživati, na primer, prema:

• rednom broju;
• godini;
• klasifikacionoj oznaci;
• sadržaju;
• roku čuvanja;
• lokaciji;
• primedbi.

Brisanjem teksta iz polja za pretragu ponovo se prikazuju sve stavke.

Primer korišćenja

Firma u svojoj odobrenoj Listi kategorija ima kategoriju:

• Klasifikaciona oznaka: 04.02
• Naziv: Ulazni računi dobavljača
• Sadržaj: Primljeni računi za robu i usluge
• Rok čuvanja: 10 godina
• Broj saglasnosti: 02-123/2026

U kartici Mapiranje dokumenata korisnik povezuje RMP šifru dokumenta UR sa kategorijom 04.02, bira pravilo BROJ_NALOGA i unosi lokaciju:

Arhiva 1, ormar 3, polica 2

Nakon završetka poslovne godine korisnik pokreće Automatsko punjenje.

Ako je u programu evidentirano 145 odgovarajućih naloga, program formira predlog stavke:

• godina nastanka: 2026;
• klasifikaciona oznaka: 04.02;
• sadržaj: Primljeni računi za robu i usluge;
• rok čuvanja: 10 godina;
• broj saglasnosti: 02-123/2026;
• količina: 145;
• lokacija: Arhiva 1, ormar 3, polica 2.

Korisnik zatim proverava podatke i po potrebi količinu menja u opis koji odgovara stvarnom stanju, na primer:

12 registratora

Nakon provere stavka se snima i zaključava.

Ako se naknadno utvrdi da je podatak pogrešan, stavka se najpre otključava, a zatim ispravlja ili stornira uz obavezno navođenje razloga.

Ograničenja

Automatsko punjenje ne može samo da formira kompletnu arhivsku knjigu firme.

RMP može da predloži samo stavke za dokumente koji:

• postoje u programu;
• imaju odgovarajuće aktivno mapiranje;
• mogu se obraditi podržanim pravilom količine.

Dokumentacija koja se ne vodi u RMP-u mora se uneti ručno. To mogu biti, na primer:

• ugovori;
• odluke;
• poslovna i elektrensko prepiska;
• kadrovska dokumentacija;
• dokumentacija nastala u drugim programima;
• papirna dokumentacija koja nije evidentirana kroz RMP naloge.

Program ne proverava da li je korisnik uneo sve kategorije koje postoje u radu firme. Takođe ne određuje sam rokove čuvanja, klasifikacione oznake, broj saglasnosti ili stvarnu količinu dokumentacije.

Za tačnost i potpunost Liste kategorija, mapiranja i unetih stavki odgovoran je korisnik.

Preporučeni redosled rada

1. Uneti odobrenu Listu kategorija.
2. Definisati mapiranja za dokumente koji se vode u RMP-u.
3. Pokrenuti automatsko punjenje za poslovnu godinu.
4. Pregledati i dopuniti automatski formirane predloge.
5. Ručno uneti dokumentaciju koja ne postoji u RMP-u.
6. Snimiti i proveriti stavke.
7. Zaključati završene stavke.
8. Odštampati arhivsku knjigu za odgovarajući period.