Skip to main content

Izvodi banke

Izvodi banke

Forma Izvodi banke služi za preuzimanje i obradu prometa sa tekućih računa firme i njegovo brzo knjiženje u finansijsko knjigovodstvo.

Program može da učita elektronski izvod banke, prepozna podatke iz transakcija, poveže ih sa poslovnim partnerima, predloži odgovarajuća konta i od izabranih stavki automatski formira finansijski nalog.

Na taj način najveći deo izvoda može da se pripremi za knjiženje bez ponovnog ručnog unošenja podataka.

Preporučeni način rada​

Uobičajeni postupak je:

  1. Uvezite izvod banke.
  2. Pregledajte uvezene stavke.
  3. Proverite da li su poslovni partneri i konta pravilno prepoznati.
  4. Dopunite ili ispravite samo stavke koje program nije mogao pouzdano da odredi.
  5. Označite stavke koje želite da knjižite.
  6. Izaberite Prenos u nalog.
  7. Program će od označenih stavki formirati finansijski nalog.
  8. Nalog zatim možete pregledati i rasknjižiti na uobičajen način.

Program pamti podešavanja i prethodno definisana pravila, pa sa pravilno podešenom firmom najveći deo ovog postupka postaje automatski.

Uvoz izvoda banke​

Izvod se učitava izborom opcije Uvoz izvoda banke.

Izaberite fajl koji ste preuzeli iz elektronskog bankarstva. Program na osnovu fajla određuje način njegovog učitavanja i iz transakcija formira stavke izvoda.

Pri uvozu se, kada podaci banke to omogućavaju, preuzimaju:

  • datum i broj izvoda,
  • naziv uplatioca ili primaoca,
  • opis transakcije,
  • iznos uplate ili isplate,
  • račun firme,
  • račun druge strane,
  • šifra plaćanja,
  • poziv na broj i drugi raspoloživi podaci.

Nije potrebno ručno prepisivati izvod iz PDF-a ili elektronskog bankarstva ako banka omogućava format koji program može da učita.

Preporučljivo je koristiti originalni fajl preuzet iz elektronskog bankarstva, bez naknadnog menjanja njegovog sadržaja.

Automatsko uklanjanje dupliranih izvoda​

Program automatski tokom uvoza vrši kontrolu i proverava da li učitani izvod (prema tekućem računu i broju izvoda) već postoji u bazi. Ukoliko se prepozna da je izvod već uvezen, sistem će automatski ukloniti duplirana zaglavlja kako se promet ne bi sabirao dva puta, a po završetku uvoza prikazaće se informativni prozor sa spiskom svih preskočenih duplikata.

Šta ako format izvoda nije podržan?​

Ako program pri uvozu prepozna da format izabranog fajla nije podržan, zatvoriće uvozni indikator i prikazati poruku sa molbom da taj fajl pošaljete programeru na email danilo@dramin-ns.com kako bi se, ukoliko je to tehnički izvodljivo, podrška za taj format ugradila u naredne verzije softvera.

Rad sa više tekućih računa​

Ako firma ima više tekućih računa, u gornjem delu forme možete izabrati račun čije stavke želite da pregledate.

Opcija Svi tekući računi prikazuje promet svih računa zajedno.

Program prepoznaje različite načine zapisivanja broja istog računa i koristi podešavanja vezana za konkretan račun.

Konto tekućeg računa​

Za svaki tekući račun može se odrediti odgovarajuće konto finansijskog knjigovodstva.

Podešavanje se nalazi u:

Servis → Podešavanje konta tekućih računa

Za svaki račun prikazuju se:

  • tekući račun,
  • konto,
  • naziv konta.

Postoji i posebno Zadato konto za nove račune. Ono se koristi kao početno konto kada program prvi put naiđe na tekući račun za koji još nije napravljeno posebno podešavanje.

Konto mora postojati u kontnom planu.

Pritiskom na F1 ili izborom dugmeta Kontni plan možete otvoriti kontni plan i pronaći odgovarajuće konto.

Ovo podešavanje je posebno važno kod automatskog prenosa izvoda u finansijski nalog.

Kontiranje stavki izvoda

Jedna od važnijih mogućnosti forme je automatsko određivanje konta stavke.

Program koristi podatke sa izvoda i pravila definisana u podešavanjima prenosa kako bi odredio na koje konto određena transakcija treba da se knjiži.

Pri tome mogu da se koriste:

  • šifra plaćanja,
  • uplata ili isplata,
  • tekući račun,
  • tekst iz opisa transakcije,
  • poslovni partner,
  • unapred definisana pravila knjiženja.

Kada pravilo predviđa analitiku poslovnog partnera, program može automatski formirati i njegovo analitičko konto.

Na primer, ako je pravilom određeno da se kupci knjiže na analitiku konta 204, program će za prepoznatog poslovnog partnera formirati odgovarajuće analitičko konto.

Ručni unos stavke​

Stavku je moguće dodati i ručno.

Kod ručnog unosa program pokušava da uradi što veći deo posla automatski.

Kada unesete ili izaberete poslovnog partnera, a zatim unesete iznos u kolonu:

  • Isplata sa računa, ili
  • Uplata na račun,

program na osnovu smera transakcije i podešavanja pokušava da odredi odgovarajuće konto.

Ako postoji samo jedno pouzdano rešenje, konto se automatski upisuje.

Ako postoji više mogućih pravila koja bi dala različita konta, program neće nagađati. Takvu stavku treba proveriti i konto uneti ručno.

Ručno uneto konto ima prednost​

Ako sami unesete konto, program ga neće menjati samo zato što bi automatsko pravilo ponudilo drugo konto.

Automatika menja samo konto koje je prethodno sama odredila.

Zbog toga korisnik uvek može da koriguje pojedinačnu stavku bez isključivanja automatskog kontiranja za ostale stavke.

Promena poslovnog partnera​

Ako promenite naziv odnosno poslovnog partnera na već pripremljenoj stavci, program ponovo proverava analitiku.

Ako je prethodno konto automatski formirano za starog partnera, ono neće ostati vezano za njega već će program pokušati da formira odgovarajuće konto za novog partnera.

Ručno zadato konto se pri tome ne menja.

Uplata i isplata​

Jedna stavka predstavlja ili uplatu ili isplatu.

Kada unesete iznos na jednu stranu, program vodi računa da ista stavka ne ostane istovremeno popunjena i kao uplata i kao isplata.

I negativni iznosi, kao što su povraćaji, zadržavaju smer prema koloni u kojoj su evidentirani.

Pretraga i pregled izvoda

Polje Tražite omogućava brzo pronalaženje stavki.

Možete pretraživati po podacima kao što su:

  • naziv poslovnog partnera,
  • opis,
  • broj izvoda,
  • tekući račun,
  • račun poslovnog partnera,
  • šifra plaćanja,
  • broj naloga.

Možete uneti i više reči kako biste dodatno suzili rezultat.

Klikom na zaglavlje kolone moguće je sortirati prikazane podatke.

Prikaz tabele može se dodatno prilagoditi kroz opciju Podešavanje tabele izvoda.

Zbirovi i kontrola prometa

Dugme Suma uključuje zbirni prikaz izvoda.

Program tada prikazuje dnevne zbirove i ukupan promet, što omogućava brzu kontrolu uplata, isplata i salda prikazanih stavki.

Ova opcija ne menja podatke i služi samo za pregled i kontrolu.

Prenos izvoda u finansijski nalog

Kada su stavke proverene, mogu se direktno preneti u finansijsko knjigovodstvo.

Označite stavke koje želite da knjižite i izaberite:

Prenos u nalog

Program otvara formu za prenos i formira novi finansijski nalog.

Za svaku stavku izvoda može automatski odrediti:

  • konto,
  • analitiku poslovnog partnera,
  • opis knjiženja,
  • poziv na broj,
  • opis sa bankovnog izvoda.

Pored pojedinačnih stavki, program formira i potrebne zbirne stavke za tekući račun.

Na taj način nalog ostaje izbalansiran bez ručnog sabiranja izvoda.

Podešavanja automatskog knjiženja

Pravila se podešavaju kroz:

Servis → Podešavanje prenosa izvoda u nalog

Pravilom se može definisati, između ostalog:

  • šifra plaćanja,
  • konto,
  • da li konto ima analitiku poslovnog partnera,
  • opis knjiženja,
  • dodavanje poziva na broj,
  • dodavanje opisa iz izvoda,
  • različito ponašanje za uplatu i isplatu,
  • određivanje prema tekstu u opisu,
  • određivanje prema tekućem računu.

Što su pravila bolje podešena, manje je ručnih intervencija potrebno kod svakog sledećeg izvoda.

Podešavanja zato ne treba posmatrati samo kao tehničku opciju, već kao način da program naučite kako firma uobičajeno knjiži bankarske transakcije.

Nalog nastao iz izvoda

Finansijski nalog koji je formiran automatskim prenosom iz forme Izvodi banke povezan je sa izvornim stavkama izvoda.

Takav nalog se ne menja na isti način kao ručno napravljen nalog.

Razlog je što bi direktnom izmenom naloga stavke izvoda i finansijsko knjiženje mogli prestati da odgovaraju jedni drugima.

Ako je potrebno promeniti podatak na izvornom izvodu, treba poništiti prenos, ispraviti stavku izvoda i zatim ponovo napraviti prenos.

Poništavanje prenosa​

Kada pokušate da menjate nalog koji je nastao prenosom iz Izvoda banke, program može ponuditi:

Poništi prenos i vrati stavke na izmenu u formi Izvodi banke.

Ako prihvatite:

  1. uklanja se veza sa prethodno napravljenim nalogom,
  2. stavke se vraćaju na obradu u Izvodima banke,
  3. možete izvršiti potrebne ispravke,
  4. zatim ponovo pokrenuti Prenos u nalog.

Na ovaj način se čuva veza između bankarskog izvoda i finansijskog knjiženja.

Poništavanje je dozvoljeno samo kada program može pouzdano da utvrdi da je kompletan nalog nastao prenosom konkretnog izvoda.

Zaključavanje i brisanje stavki (Katanac)

Opcija Rasknjiži (predstavljena ikonicom katanca) menja status izabranih stavki.

Rasknjižene (zaključane) stavke smatraju se obrađenim i zaštićene su od slučajne izmene. Ponovnim korišćenjem iste opcije stavka se može otključati i vratiti na obradu.

Zaštita prenetih stavki (Veze sa finansijskim nalogom)​

Ukoliko je stavka izvoda već preneta u finansijski nalog za knjiženje, a taj nalog još uvek postoji u sistemu (nije poništen):

  • Blokada promene statusa (katanca): Program ne dozvoljava otključavanje niti ponovno zaključavanje takve stavke. Pri pokušaju izmene katanca biće prikazana blokirajuća poruka da je stavka preneta i da se izmena katanca ne može raditi dok nalog postoji.
  • Zabrana brisanja: Preneta stavka se ne može obrisati iz sistema jer bi time nalog ostao bez veze sa izvodom i postao zaključan za sve buduće izmene i poništavanja.

Da biste promenili katanac ili obrisali ovakvu stavku, morate prvo poništiti prenos u formi naloga za knjiženje (što će obrisati nalog i osloboditi stavku izvoda za obradu).

Prenos pojedinačne stavke u rashode

Stavka izvoda može se koristiti i za formiranje rashoda.

Opcija Prepiši u rashode otvara formu rashoda i prenosi raspoložive podatke sa izvoda, nakon čega korisnik proverava i dopunjava potrebne podatke.

Ova mogućnost je korisna kada se određena transakcija ne knjiži kroz standardni prenos kompletnog izvoda u finansijski nalog.

Kako najbrže raditi sa izvodima

Za svakodnevni rad preporučuje se sledeći postupak:

Uvezite izvod → proverite neprepoznate stavke → prenesite u nalog.

Nema potrebe proveravati i ponovo unositi svaki podatak koji je program već pouzdano prepoznao.

Najviše pažnje treba obratiti na stavke kod kojih:

  • poslovni partner nije prepoznat,
  • konto nije automatski određeno,
  • transakcija odstupa od uobičajenih pravila,
  • banka nije dostavila dovoljno podataka za automatsko prepoznavanje.

Ako se ista vrsta transakcije često ponavlja, umesto njenog ručnog kontiranja pri svakom izvodu bolje je podesiti odgovarajuće pravilo prenosa.

Tako naredni izvodi zahtevaju sve manje ručnog rada.