Porudžbenica

Namena forme

Forma Porudžbenica služi za evidenciju, izmenu, zaključavanje i štampu porudžbenica prema dobavljačima. Omogućava:

• kreiranje novog zaglavlja porudžbenice
• izbor dobavljača
• unos i izmenu stavki robe
• automatsko popunjavanje porudžbenice na osnovu zaliha
• označavanje stavki za dalje formiranje prijemnice/kalkulacije
• zaključavanje i otključavanje dokumenta
• štampu završene porudžbenice

Osnovni raspored forme

Forma je podeljena na dve glavne celine:

1. Levi deo - spisak porudžbenica

Prikazuje sva zaglavlja porudžbenica. Za svaku porudžbenicu vide se osnovni podaci, npr:

• datum dokumenta
• broj porudžbenice
• dobavljač
• broj fakture/dokumenta dobavljača
• status
• oznaka Za kalkulaciju

2. Desni deo - stavke izabrane porudžbenice

Prikazuje robu za trenutno izabranu porudžbenicu. Po stavci se vode podaci kao što su:

• šifra robe
• naziv
• jedinica mere
• količina
• nabavna cena
• prodajna cena
• PDV
• iznosi i vrednosti
• oznaka Za kalkulaciju

3. Gornji deo / polja zaglavlja

Za izabranu porudžbenicu unose se:

• dobavljač
• broj dokumenta dobavljača
• broj porudžbenice
• datum dokumenta
• datum valute
• datum prometa

Način rada

Rad sa formom je zamišljen ovim redosledom:

1. otvaranje postojeće ili kreiranje nove porudžbenice
2. izbor dobavljača
3. unos stavki
4. snimanje
5. zaključavanje dokumenta
6. štampa ili dalje formiranje prijemnice/kalkulacije

Kreiranje nove porudžbenice

Nova porudžbenica se otvara opcijom:

• dugme za novo zaglavlje
• meni Unos novog zaglavlja

Sistem tada:

• formira novi broj porudžbenice
• otvara novi dokument
• postavlja početne datume
• dokument ostavlja u statusu U obradi

Napomena:

• ako nisu ispunjeni osnovni uslovi u šifrarniku partnera, kreiranje može biti odbijeno
• pre prelaska na drugu porudžbenicu, sistem može tražiti da se nesnimljene izmene snime ili odbace

Izbor dobavljača

Dobavljač se bira preko comboBox polja ili kroz šifrarnik poslovnih partnera.

Načini izbora:

• taster F1 ili Insert dok je fokus na polju dobavljača
• klik na ikonicu pored partnera
• ručni izbor iz liste

Prilikom promene dobavljača:

• menja se partner na zaglavlju porudžbenice
• dokument se označava kao izmenjen i traži snimanje

Unos stavki robe

Nova stavka se dodaje preko:

• dugmeta za novu stavku
• menija Unos nove stavke

Kod nove stavke korisnik najčešće unosi:

• šifru robe
• količinu
• cenu i ostale iznose po potrebi

Izbor robe

Roba može da se izabere na više načina:

• F1 dok je aktivna ćelija šifre robe
• dupli klik na polje šifre robe
• brzi unos po nazivu, ako je uključena opcija Brzi unos robe 3 slova

Kod izbora robe sistem automatski povlači:

• naziv robe
• procenat PDV-a
• jedinicu mere
• predlog količine na osnovu maksimalne i trenutne zalihe

Ako unesena šifra ne postoji:

• polje dobija grešku
• dokument ne može da se snimi dok se greška ne ispravi

Ako je izabrana usluga umesto robe:

• unos se odbija za porudžbenicu

Automatski obračuni

Kod izmene stavki sistem automatski računa povezane vrednosti, npr:

• nabavnu vrednost
• prodajnu vrednost
• prodajnu vrednost bez PDV-a
• iznos PDV-a

Na dnu forme se prikazuju zbirni iznosi:

• ukupna nabavna vrednost
• ukupna prodajna vrednost

Snimanje dokumenta

Snimanje se vrši preko:

• dugmeta Snimi
• menija Snimi izmene
• pre izlaska iz forme, ako postoje izmene

Pri snimanju sistem:

• proverava da li postoje greške u stavkama
• upisuje zaglavlje i stavke u bazu
• ažurira ukupan iznos dokumenta

Ako postoji greška u nekoj ćeliji stavke:

• snimanje se prekida
• korisnik se pozicionira na problematično polje

Status dokumenta

Porudžbenica može biti u dva osnovna stanja:

U obradi

Dokument je otključan i može da se menja.

Dozvoljeno je:

• menjati zaglavlje
• menjati dobavljača
• dodavati i brisati stavke
• menjati količine i cene
• popunjavati porudžbenicu automatski
• označavati stavke za kalkulaciju

Rasknjiženo

Dokument je zaključen.

Tada forma:

• zabranjuje izmenu zaglavlja
• zabranjuje dodavanje i brisanje stavki
• dozvoljava štampu
• menja dugme u Otključaj

Zaključavanje i otključavanje

Zaključavanje

Vrši se komandom Rasknjiži.

Pre zaključavanja:

• dokument se snima
• status se postavlja na zaključen

Otključavanje

Moguće je samo uz odgovarajuća prava.

Sistem traži:

• korisničko ime
• šifru operatera

Ako je provera uspešna:

• dokument se vraća u stanje za izmenu

Štampa porudžbenice

Štampa je dozvoljena samo za zaključanu porudžbenicu.

Pokreće se preko:

• dugmeta za štampu
• menija Štampa

Sistem priprema izveštaj sa:

• podacima o dobavljaču
• stavkama porudžbenice
• količinama
• podacima firme

Otvara se pregled pre štampe, iz kog korisnik može:

• da pregleda dokument
• da štampa
• da eksportuje

Oznaka Za kalkulaciju

Postoji na dva nivoa:

• na zaglavlju porudžbenice
• na pojedinačnim stavkama

Namena ove oznake je da se odabrane stavke kasnije prebace u prijemnicu/kalkulaciju.

Ako korisnik označi polje u zaglavlju:

• sistem masovno označava ili prikazuje stavke kao spremne za kalkulaciju

Kod stavki koje su već iskorišćene u prijemnici:

• posebno se obeležavaju bojom
• više se ne tretiraju kao nove za prenos

Kreiranje prijemnice / kalkulacije

Opcija Kreiraj kalkulaciju omogućava da se iz označenih stavki porudžbenice formira nova prijemnica.

Proces radi ovako:

1. proveri se da li postoji bar jedna novo označena stavka
2. kreira se novo zaglavlje prijemnice
3. označenim stavkama se dodeljuje veza ka toj prijemnici
4. porudžbenica se snima
5. stavke se prenose u novu prijemnicu

Ako ništa nije označeno:

• sistem prijavljuje da nema novih stavki za prijemnicu

Automatsko popunjavanje porudžbenice

Opcija Popuni porudžbenicu služi za automatsko dodavanje robe u stavke, na osnovu zaliha i podešene logike.

Korisnik može birati:

• samo od izabranog dobavljača ili ne
• da li da uzima robu koja je ikad kupovana od tog dobavljača
• da li da obriše postojeće stavke pre punjenja
• da li se količina računa prema minimumu ili maksimumu

Sistem tada sam ubacuje robu u porudžbenicu, npr:

• robu ispod minimalne zalihe
• robu ispod maksimalne zalihe

Ovo je korisno za brzo formiranje porudžbine za dopunu lagera.

Brisanje

Brisanje stavke

Moguće je samo ako dokument nije zaključan.

Brisanje porudžbenice

Moguće je samo ako:

• nema stavki u porudžbenici
• stavke nisu nesnimljene
• dokument nije zaključan

Ako postoje stavke:

• prvo ih treba obrisati

Dodatne mogućnosti

Forma podržava i sledeće:

• prikaz/sakrivanje liste zaglavlja
• prikaz/sakrivanje toolbar-a
• prikaz/sakrivanje navigacije
• prikaz/sakrivanje status bara
• povećanje i smanjenje fonta
• rabat nad izabranim ćelijama
• koeficijent nad izabranim ćelijama
• kopiranje i lepljenje vrednosti u tabeli stavki
• sortiranje liste porudžbenica

Prečice na tastaturi

Najvažnije prečice iz koda forme:

• Insert na polju dobavljača: izbor poslovnog partnera
• F1 na polju šifre robe: otvara šifrarnik robe
• Enter u tabeli stavki: prelazak na sledeće polje / sledeći red
• Escape u izmeni ćelije: otkaz uređivanja ćelije
• Escape van uređivanja: zatvaranje forme
• Home i End u gridovima: skok na prvi/poslednji red

Takođe:

• Enter u zaglavlju uglavnom prebacuje fokus na sledeće polje

Vizuelna obeležavanja

Sistem koristi boje za lakše snalaženje:

• zaglavlja menjaju boju zavisno od statusa
• stavke povezane sa prijemnicom se posebno boje

To pomaže korisniku da odmah vidi:

• da li je dokument zaključan
• da li je stavka već iskorišćena za kalkulaciju/prijemnicu

Preporučeni način rada

Najpraktičniji tok rada je:

1. otvoriti novu porudžbenicu
2. izabrati dobavljača
3. uneti ili automatski popuniti stavke
4. proveriti količine i cene
5. snimiti dokument
6. po potrebi označiti stavke Za kalkulaciju
7. zaključati porudžbenicu
8. odštampati ili kreirati prijemnicu

Važne napomene za korisnika

• zaključana porudžbenica ne može da se menja bez otključavanja
• štampa je dostupna samo za zaključan dokument
• dokument sa greškama u stavkama ne može da se snimi
• prilikom promene reda ili zatvaranja forme sistem može tražiti potvrdu za snimanje
• automatsko popunjavanje može zameniti postojeće stavke ako je izabrana opcija prepisivanja